Um bom gestor está sempre de olho na saúde financeira da sua empresa, para isso é muito importante ter um controle dos gastos. A folha de pagamento é uma das maiores e mais importantes despesas.
Ter um processo de gestão de folha de pagamento muito bem definido pode evitar problemas futuros e tornar a empresa melhor reconhecida por seus empregados.
Elaborar a folha de pagamento é uma tarefa complexa, exige conhecimentos na área de recursos humanos, leis trabalhistas e matemática financeira.
Ter uma boa gestão é importante para qualquer empresa, independente do seu tamanho. Conforme o quadro de funcionários aumenta mais atenção ainda devemos dar para essa atividade.
Continue essa leitura para saber mais sobre folha de pagamento e como administrar esse processo dentro da sua empresa
O que é a folha de pagamento
A folha de pagamento, holerite ou contra-cheque, como é conhecida, é um documento que lista as remunerações detalhadamente de todos os colaboradores de uma empresa.
É na folha de pagamento que a relação de trabalho é traduzida em dados contábeis, por meio de códigos, números e porcentagem.
As informações principais de uma folha de pagamento são o salário bruto e líquido, mas ali estão inseridos os demais dados, como horas trabalhadas e extras, descontos, bonificações, data e forma do pagamento.
Elaborar esse documento é uma obrigação legal para qualquer empresa, por isso é necessário ter muita responsabilidade na sua execução. O holerite tem função operacional, fiscal e financeira.
Veja aqui mais detalhes de como elaborar a folha de pagamento. Vamos seguir com algumas dicas para que você tenha um processo estruturado e eficiente.
1.Confiança
Tenha profissionais capacitados e de sua confiança para esse trabalho, é uma atividade burocrática e que exige muita responsabilidade.
Cometer erros aqui pode acarretar em processos trabalhistas e até mesmo multas, prejudicando as contas da empresa.
2.Automatização
Hoje existem várias ferramentas no mercado para você automatizar esse processo. Além de poupar muito tempo, facilita o armazenamento e busca desses dados.
Com mais tempo livre, os profissionais podem se dedicar a outras atividades, focando em melhorar os demais processos e aumentar a sua produtividade, por exemplo.
Na conta digital Empreende+ existe um módulo de folha de pagamento para ajudar o empreendedor com a automatização desse processo.
3.Conta Bancária exclusiva
Ter uma conta exclusiva para essa finalidade pode ser muito útil. O primeiro ponto é que auxilia a separar o gasto com a folha de pagamento dos demais.
A visão real desses gastos ajuda com o planejamento da sua empresa a ter um melhor fluxo de caixa.
Outro benefício é que em caso de você ter que comprovar algum pagamento, uma conta exclusiva para esse fim pode facilitar a busca por essas informações.
4.Previsão
O 13º salário é um gasto que pode ser estipulado já no planejamento anual da empresa. Uma vez conhecendo esse valor, reserve mensalmente uma quantia destinada para esse fim, preferencialmente em uma conta poupança exclusiva.
Isso evita que você tenha surpresas no final do ano, principalmente se a sua empresa conta com um número grande de funcionários. A previsão se aplica às férias remuneradas também.
5.Controle das horas trabalhadas
Toda empresa com mais de 10 funcionários deve fazer o registro do ponto de seus funcionários, seja ele manual ou automático. A exceção são gerentes e cargos de confiança, que dispensam esse registro.
O ponto automático, além de ser mais confiável, conta com uma série de vantagens como fazer cálculos da jornada de trabalho de cada colaborador e emitir relatórios completos, poupando muito tempo.
As horas trabalhadas são extremamente relevantes para a folha de pagamento, devemos estar muito atentos a isso. Aqui entram as horas trabalhadas normais, as extras e o descanso semanal remunerado.
Ter um banco de horas também é uma ótima dica para diminuir o custo com horas extras. Isso só é possível com o controle da jornada de trabalho de cada funcionário.
Porém, a política de bancos de horas deve ser bem pensada e conversada com os funcionários, para não gerar insatisfação aos mesmos. Os dois lados devem ver vantagens.
No caso do banco de horas, o funcionário pode trocar as suas horas extras trabalhadas por horas livres, ou então acumular horas para ter um dia de folga.
É muito útil para empresas que têm demandas variadas de produção, diminuindo as horas ociosas de trabalho, as despesas com horas extras e aumentando a produtividade.
É importante também analisar a frequência dos funcionários, lembrando que faltas sem atestado médico podem ser descontadas.
6.Padronizar Cargos e Salários.
Essa é uma das dicas mais importantes. Ao padronizar cargos e salários você consegue visualizar exatamente quantos funcionários recebem determinado salário e executam tal função.
Com isso, você pode analisar em que área deve investir mais em mão-de-obra, por exemplo. Ou na hora de cortar gastos em qual setor você está gastando mais.
Os funcionários também se beneficiam com isso. Eles entendem melhor como é feita a distribuição de salários e benefícios, e que caminhos podem seguir para crescer dentro da empresa.
É muito importante que as atividades e a remuneração dos funcionários esteja de acordo com o cargo exercido e nas conformidades da lei.
7.Estabeleça uma rotina para entrega dos holerites e pagamentos
Não basta apenas executar o pagamento do salário, a entrega do holerite é uma obrigação da empresa. Estabeleça uma rotina para fazer essa entrega e para realizar os pagamentos.
A empresa ganha confiança dos colaboradores quanto faz os pagamentos sem atrasos e em dias bem definidos. E isso impacta diretamente na motivação e produtividade deles.
Lembre-se que a entrega do holerite deve ser feita para todos e isso leva tempo. Ter uma rotina permite administrar melhor o tempo gasto com isso e planejar para que essa entrega não afete as atividades de outras áreas.
8.Tenha um arquivo físico
Toda empresa tem a obrigação legal de registrar e guardar os documentos dos funcionários. Por isso é recomendado manter um arquivo físico bem protegido com esses documentos: a folha de pagamento devidamente assinada é um deles.
Os documentos podem ser solicitados a qualquer momento por seus funcionários ou por fiscais. Alguns arquivos, como os referentes ao FGTS, que fazem parte da folha de pagamento, devem ser arquivados de forma física (impressa) por até 30 anos.
9.Terceirizar a folha de pagamento
A gestão da folha de pagamento não é uma tarefa fácil, optar por terceirizá-la é uma boa escolha, aliás várias empresas fazem isso.
Ao terceirizar você conta com empresas e profissionais especializadas nisso, evitando erros, possíveis retrabalhos e economizando tempo que pode ser melhor aproveitado.
Uma dica muito importante, antes de contratar esse tipo de profissional ou empresa, é pesquisar as referências. Ter organização, responsabilidade e confiança são requisitos básicos.
Dicas finais
Para finalizar, encare o tempo e recursos destinados para a gestão da sua folha de pagamento como um investimento. E realmente é, pois pode evitar desconfortos para o empreendedor e prejuízos com processos trabalhistas e multas.
Uma boa gestão de folha de pagamento serve de apoio para outras áreas da empresa, como a gestão de pessoas, uma vez que impacta diretamente na relação empregador e empregado, melhorando o grau de confiança entre eles.
Cuidar das finanças e estar nas conformidades legais é essencial para o sucesso de qualquer empresa, seguir essas dicas é um bom caminho.
