Saiba mais sobre o certificado digital e como ele pode ajudar a alavancar seus negócios.
A segurança de dados e informações no ambiente digital tem sido muito discutida, ainda mais em tempos onde grande parte das negociações, contratos e transações bancárias são realizadas virtualmente. Por conta disso, foi criado o certificado digital, que é equivalente a assinatura eletrônica de uma empresa ou pessoa física.
Esta assinatura serve para validar documentos, assim como uma assinatura escritura, comprovando a identidade e autenticidade. Para os empreendedores, o Certificado Digital é importante principalmente para a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).
Para algumas empresas, a emissão do certificado digital é obrigatória. No caso do MEI, essa não é uma exigência, mas em alguns casos, dependendo da legislação tributária da cidade ou estado onde a empresa está instalada, pode ser que os microempreendedores individuais sejam obrigados a possuir um certificado digital para poder emitir suas notas eletrônicas.
Tipos de certificado
Existem dois tipos de certificado digital, A1 e A3, que se distinguem pelo formato, tipo de armazenamento e geração das chaves criptográficas:
- A1: esse tipo de certificado digital é gerado e armazenado diretamente no computador do usuário, e possui validade de 12 meses.
- A3: em formato de cartão ou token, esse formato pode ser utilizado em qualquer computador, e sua validade varia de 12 a 36 meses.
Além dos formatos, há também uma variação de certificado digital para pessoas físicas e jurídicas. No caso do certificado para pessoa física, o e-CPF, esta é, basicamente, uma versão eletrônica do Cadastro de Pessoa Física, e serve para realizar e validar operações online com a mesma validade jurídica que o documento físico.
Confira as algumas das principais operações que podem ser feitas com o uso do e-CPF:
- acessar o e-CAC, Receitanet e SIOPS
- consultar dados do IRPF e outros serviços da Receita Federal;
- assinar a escrituração contábil e fiscal;
- realizar e enviar retificações no CAGED;
- realizar transações de FGTS e Previdência Social;
- aderir ao Cadastro Positivo;
- assinar prontuários eletrônicos;
- assinar contratos de câmbio;
- acessar o sistema do e-CNH.
Já o certificado digital para pessoa jurídica, chamado de e-CNPJ, é destinado ao representante legal da empresa para realizar transações online com validade jurídica e segurança. Veja algumas das atividades que podem ser realizadas com o e-CNPJ:
- acesso ao e-CAC;
- emissão e parcelamento de guias DAS;
- acesso ao Receitanet;
- assinatura de escrituração fiscal;
- emissão de declaração do CAGED;
- declaração do DMED, para profissionais de saúde;
- realizar cadastro no INPI;
- emissão e retificação do Redarf;
- utilização do CT-e.
Além do e-CPF e do e-CNPJ, existe o certificado digital NF-e, destinado especialmente às empresas que precisam emitir e assinar nota fiscal eletrônica. Nesse caso, o certificado pode ser emitido para outra pessoa que não seja necessariamente o representante legal da empresa na Receita Federal, mas que aparece como responsável pela emissão de notas.
Como obter um certificado digital
O certificado digital é emitido através de empresas registradas como autoridade certificadora (AC) da ICP-Brasil, órgão vinculado Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, homologada pela Receita Federal.
O primeiro passo é fazer a solicitação no site da autoridade certificadora de sua escolha, onde será definido o tipo de certificado. No site da empresa credenciada serão informados os custos, forma de pagamento, validade e outras informações de compatibilidade do certificado digital.
Após a solicitação, os dados precisam ser validados por uma autoridade de registro (AR) e para isso é necessário ir pessoalmente até o local onde funciona a agência da autoridade certificadora para realizar a validação pessoal.
Esse processo costuma ser agendado, mas é importante verificar se existem agências próximas onde realizar esse procedimento antes de escolher a autoridade qmue emitirá o certificado. Você pode conferir aqui a lista de empresas credenciadas para emissão do certificado digital.
Todas as informações sobre instalação e utilização do certificado digital, assim como o suporte técnico, serão dados pela AC ou AR após a finalização do processo de registro e validação presencial.
Vantagens do certificado digital para MEI
Apesar de não ser obrigatório para o MEI, como vimos anteriormente, um certificado digital funciona como a assinatura do representante legal da empresa e apresenta diversas vantagens para seu negócio, uma vez que equivale à sua assinatura física no papel.
Com os avanços tecnológicos para a automatização de processos e transações virtuais, utilizar uma assinatura eletrônica criptografada dá mais segurança e agilidade para as tarefas administrativas.
Para o MEI, isso pode significar vários benefícios, além da garantia de validade e autoria na emissão das notas fiscais eletrônicas, como por exemplo o acesso ao sistema da Receita Federal, entre vários outros. Veja algumas vantagens do certificado digital para o MEI:
Maior produtividade e menos burocracia
As vantagens do certificado digital para o microempreendedor individual começam na economia de tempo com deslocamentos e nas filas de cartório e repartições pública para assinar e registrar documentos.
Com a agilidade que o sistema digital oferece, a produtividade tende a aumentar, uma vez que se evita desgastes e perda de tempo com processos manuais. Por isso, ao aproveitar essa tecnologia, o MEI já alcança seu primeiro benefício, que é simplificação de tarefas administrativas e burocráticas.
O MEI que não possui o certificado, ao precisar emitir uma nota avulsa de produto, por exemplo, precisa se deslocar até uma agência da Receita Estadual, o que demanda levar documentos, aguardar em filas e ainda correr o risco de não conseguir o atendimento esperado.
Dessa forma, ao usar a certificação digital, o empreendedor pode cumprir com suas obrigações fiscais e jurídicas de maneira mais fácil, rápida e econômica.
Mais profissionalismo e reforço na imagem
Um microempreendedor individual que aproveita os recursos digitais demonstra estar atento às mudanças tecnológicas e dá ao cliente a ideia de maior profissionalismo e inovação. Por isso, o certificado digital para MEI pode significar um importante diferencial competitivo no mercado.
Além da modernização dos processos de emissão de nota fiscal, essa tecnologia torna as vendas mais ágeis e beneficia tanto os fornecedores quanto o cliente final. Sem contar que o uso de recursos digitais acaba desencadeando outros processos e aumentando a necessidade de sistemas automatizados, dando à empresa uma imagem positiva devido aos melhores resultados apresentados.
Versatilidade da tecnologia nas rotinas administrativas
Ao optar pelo certificado digital, o MEI contará com um recurso bastante versátil, útil não apenas para a emissão de NF-e, mas também para a otimização de diversos processos e rotinas do dia a dia do empreendedor.
No caso do MEI que possui um funcionário, por exemplo, o certificado digital contribui para o cumprimentos das exigências do e-Social.
E também é importante lembrar da possibilidade de uso do certificado para assinar contratos, validar documentos digitais, acessar sistemas, entre outras tarefas como descrevemos anteriormente.
Ou seja, o certificado digital é um investimento que agrega valor e benefícios para o desenvolvimento de pequenos negócios, demonstrando a importância da adequação aos novos padrões de comunicação e transmissão de dados, que elimina custos e facilita o trabalho do empreendedor.
E para facilitar a vida do empresário, o Banco do Empreendedor e o SESCON da Grande Florianópolis disponibilizaram atendimento do certificado digital em três unidades da organização: na sede do BE (terça, quarta e quinta). na Unidade Norte da Ilha (segunda, quinta e sexta) e na Unidade de Biguaçu (segunda, terça e sexta). O atendimento precisa ser agendado.
Agora que você já sabe a importância do certificado digital, aproveite para conhecer a conta digital Empreende+ que facilita a vida do MEI e permite, inclusive, a emissão de notas fiscais.
